บ้านกองทุนหลักการใหญ่ที่สุดของการเงินกองทุนหมู่บ้านคือ เงินแต่ละก้อนมีที่มาและวัตถุประสงค์ต่างกัน จึงต้องแยกบัญชีธนาคารและแยกสมุดบัญชีออกจากกันเด็ดขาด แนวปฏิบัติที่ใช้กันทั่วประเทศคือแบ่งเป็น 3 บัญชี ปัญหางบไม่ผ่านการตรวจจำนวนมากเริ่มจากจุดเดียว: เงินเข้าผิดเล่ม
สามบัญชีต่างกันยังไง
| บัญชี | เงินที่อยู่ในบัญชีนี้ | ใช้ทำอะไรได้ |
|---|---|---|
| บัญชี 1 เงินจัดสรร (เงินล้าน) | เงินที่รัฐจัดสรรให้กองทุนผ่าน สทบ. รวมถึงเงินเพิ่มทุนตามโครงการของรัฐ และดอกเบี้ยที่งอกจากเงินก้อนนี้ | ปล่อยกู้ให้สมาชิกตามระเบียบ — ห้ามนำไปใช้จ่ายอย่างอื่นปะปน |
| บัญชี 2 เงินออม-สัจจะ | เงินฝากสัจจะ/เงินออมของสมาชิก และเงินค่าหุ้นที่สมาชิกถือ | คืนสมาชิกเมื่อถอน/ลาออก · ปล่อยกู้ได้ตามข้อบังคับของกองทุนเอง · เป็นฐานคิดปันผล |
| บัญชี 3 เงินรายได้/สมทบอื่น | รายได้อื่นของกองทุน เช่น ค่าธรรมเนียมแรกเข้า เงินสมทบสวัสดิการ กำไรจากกิจกรรม/ร้านค้าชุมชน | ใช้จ่ายบริหาร สวัสดิการสมาชิก และกิจกรรมสาธารณประโยชน์ ตามมติที่ประชุม |
⚠️ ชื่อเรียกและรายละเอียดอาจต่างกันตามข้อบังคับของแต่ละกองทุน — ให้ยึดข้อบังคับกองทุนของท่านและแนวทางที่ สทบ. สาขาแจ้งเป็นหลัก แต่หลัก "แยกก้อน แยกเล่ม แยกงบ" ใช้เหมือนกันทุกที่
ตัวอย่างรายการที่ลงผิดบ่อย
| รายการ | ที่ถูกต้อง | ที่ผิดบ่อย |
|---|---|---|
| ดอกเบี้ยรับจากเงินกู้ที่ปล่อยด้วยเงินล้าน | เข้าบัญชี 1 | เอาเข้าบัญชี 3 เพราะคิดว่าเป็น "รายได้" |
| ค่าหุ้นสมาชิกใหม่ | เข้าบัญชี 2 | ปนกับค่าธรรมเนียมแรกเข้า (ซึ่งต้องเข้าบัญชี 3) |
| จ่ายเงินสงเคราะห์/สวัสดิการ | จ่ายจากบัญชี 3 | หยิบจากบัญชี 1 เพราะ "เงินมันอยู่ตรงนั้น" |
| รับชำระคืนเงินต้น | คืนเข้าบัญชีที่ปล่อยกู้ก้อนนั้น | เข้าบัญชีไหนก็ได้ที่สะดวก |
วินัย 4 ข้อที่ทำให้ไม่ปนกัน
- หนึ่งบัญชีธนาคาร = หนึ่งสมุดบัญชีของกองทุน — อย่าใช้สมุดเงินสดเล่มเดียวรวมสามบัญชี
- ทุกใบเสร็จระบุว่าเป็นเงินของบัญชีไหน ตั้งแต่ตอนรับเงิน ไม่ใช่มาแยกทีหลัง
- โอนข้ามบัญชีต้องมีมติ + บันทึกทั้งขาออกและขาเข้า ให้ตรวจย้อนได้ว่าเงินวิ่งจากไหนไปไหน
- กระทบยอดกับธนาคารทุกเดือน ทั้งสามบัญชี อย่ารอสิ้นปี (เจอผิดเดือนเดียวแก้ง่ายกว่าเจอผิดทั้งปี)
ตอนทำรายงานประจำปีส่ง สทบ. งบการเงินในส่วนที่ 3 จะต้องแสดงฐานะแยกตามแหล่งเงินได้ — กองทุนที่แยกสามบัญชีถูกต้องตลอดปีจะปิดงบได้ในไม่กี่ชั่วโมง ส่วนกองทุนที่ปนกันมักใช้เวลาเป็นสัปดาห์ในการแกะย้อนหลัง